Ben je in de zorg gegaan om achter een beeldscherm te zitten?

Professionals in de zorg zijn zeer bereid om dossiervoering en registraties te doen. Maar de inspanning hiervoor moet wel in verhouding staan tot het ‘echte werk’ en je moet snappen dat het een doel dient. 

Recent publiceerde Kim de Groot, verpleegkundige en onderzoeker bij het Nivel (hét onderzoeksinstituut gericht op verbeteren van de gezondheidszorg)  een interessant onderzoek naar hoe verzorgenden, verpleegkundigen en begeleiders registratielast ervaren. Een samenvatting van het onderzoek download je hier.

In dit onderzoek stelt zij: “… dit vraagt om een verbetering van de huidige elektronische dossiers….”  Wij zijn specialist in elektronische dossiers in de zorg. Onze dienstverlening speelt een sleutelrol op dit gebied in de chronische zorg, dus die handschoen pak ik graag op. Maar laat me eerst samenvatten en reageren op het onderzoek.

Verhoogde werkdruk in de zorg

Het onderzoek beslaat de volle breedte van onze gezondheidszorg. Meer dan 1.000 medewerkers uit de Ziekenhuiszorg, GGZ, Verstandelijk Gehandicaptenzorg, Wijkverpleging, intramurale Ouderenzorg en Huisartsenzorg namen deel. Allen zijn verpleegkundige, verzorgende, begeleider of praktijkondersteuner.

Registratietaken worden onderverdeeld in twee groepen (1) verslaglegging over de zorg aan individuele cliënten en (2) registreren van informatie voor de organisatie, management of beleid. (denk aan tijdschrijven of formulieren voor kwaliteitskeurmerk)

Per week wordt gemiddeld 6,4 uur besteed aan verslaglegging en 3 uur aan registratie voor de organisatie. Totaal dus bijna 9,5 uur, terwijl zij gemiddeld 26 uur werken. Dat is meer dan ⅓ van alle beschikbare tijd….  méér dan een derde ….. Bent u er nog?!  

(Recent onderzoek van Berenschot bevestigt dit beeld)

Op de vraag of verhoogde werkdruk wordt ervaren door deze registratiewerkzaamheden antwoord ongeveer twee derde met “regelmatig” tot “altijd”.….. twee derde…. U bent er nog!

Ik kan me dat eerlijk gezegd wel voorstellen…. Je bent tenslotte niet in de zorg gaan werken om een groot deel van je tijd achter een beeldscherm door te brengen, toch?

Hoe lossen we dit nu op? 

Ik zie twee verschillende mogelijkheden. Als eerste het verminderen van het aantal verplichtingen bij dossiervoering en registratie; En als tweede, het vereenvoudigen van dossiervoering en registraties. Ik licht ze hieronder toe:

1. Minder verplichtingen bij dossiervoering en registratie.
   Dit is geen nieuw idee: overheden en financiers zijn al jaren bezig om registratielast te verlagen. In mijn ervaring gaat dit met vallen en opstaan. Soms worden goede stappen gezet in het verminderen van registratielast, denk bijvoorbeeld aan de afschaffing van de minutenregistratie in de Wijkzorg. Helaas zijn er ook andere voorbeelden; meest recent de ideeën van de IGJ ten aanzien van verplichte verantwoording van onvrijwillige zorg onder de Wet zorg en dwang…… dat zou zomaar jaren werk weer teniet kunnen doen!
2. Dossiervoering en registratie vereenvoudigen.
   Dit is ons domein bij Gerimedica, en ik voel mij persoonlijk betrokken omdat wij juist daar invloed op uitoefenen. We kennen de zorg niet alleen als software partner, veel van ons waren ooit zelf zorgprofessional. Ook wij zijn vooral om het welzijn van mensen in dit vak gestapt, niet om teveel tijd achter een beeldscherm te zitten. Wij hebben onze doelstelling voor ondersteuning van de professional samengevat als: “Meer bezig met je vak”. Dat is nadrukkelijk geïnspireerd op het probleem van ‘teveel tijd achter een beeldscherm’.

Als professional meer bezig met je vak 

Het vereenvoudigen van dossiervoering en registratie kent drie dimensies;

• Ten eerste moet je een interface ontwerpen die de gebruiker met weinig ‘klikken’ relevante informatie over de cliënt biedt. Daarvoor is diepgaande kennis (en uitgebreide praktijk ervaring) vereist van de werkprocessen van de gebruiker. Wat wil hij/zij weten, in welke volgorde en hoe moet die informatie getoond worden?
• Daarnaast moet het proces van dossiervoering intuïtief zijn. Een dossier bijhouden bestaat niet alleen uit verslaglegging doen. Even belangrijk is om die informatie logisch te ordenen, (eventueel) af te schermen voor anderen en om de juiste mensen te informeren over bijzonderheden.
• Tenslotte kan registratie ondersteund worden op een manier die de gebruiker ‘ontzorgt’. Het begint bij de vraag: “moet ik nu iets registreren?” Het antwoord op die vraag is vaak al voorhanden in het dossier; dus goede software zal die vraag alleen tonen op momenten waarop dit nodig is. Ook is veel informatie dié geregistreerd moet worden al voorhanden; de software kan die dus ‘default’ al voor je invullen.

Wij proberen voor de ouderenzorg en de zorg aan verstandelijk gehandicapten de norm te stellen op dit gebied. Graag laten we ons uitdagen om dit nog beter te doen. Zolang het er maar aan bijdraagt dat professionals meer bezig zijn met hun vak.

Hoe krijgen we jou achter je beeldscherm vandaan? In het volgende bericht lees je hoe nog meer vereenvoudiging in de zorg kan worden bereikt.