Software in de zorg: goedkoop of waar voor je geld?

Softwareleveranciers hebben niet altijd een even goede naam in de markt. Helaas is dat soms ook terecht. Daarom wil je zeker weten dat je goede software aanschaft die doet wat je beloofd is! Eén van de manieren om het risico op een kater te verkleinen is een uitgebreide aanbesteding doen, zelf of via een gespecialiseerd bedrijf. Er valt van alles te zeggen over deze route, maar één van de onderwerpen licht ik in er ieder geval graag even uit, namelijk “de prijs”. Dat is uiteraard een belangrijke variabele bij het maken van de keuze. Maar betekent dit dat je altijd voor de goedkoopste optie moet gaan?

Waarom de prijs niet (zo) belangrijk is

Wellicht is het goed om je het volgende te realiseren. Omdat software in de zorg wordt betaald met “zorggeld”, wordt het al snel gezien als kostenpost, waar je zo weinig mogelijk aan wilt uitgeven. Maar je kunt het ook zien als een investering in goede en gezonde zorg, waarmee je zorgprofessionals kunt ondersteunen bij hun essentiële werk! In het eerste geval zul je wellicht geneigd zijn om voor de goedkoopste optie te gaan. Maar neem dit dan in overweging: uiteindelijk betaal je met meer dan alleen euro’s. En als de prijs in euro’s laag is dan moet je misschien wel bijbetalen met iets anders.

Waarmee betaal je dan zoal?

De tijd van je medewerkers

De hele dag door ben je als zorgprofessional regelmatig bezig met het zoeken en vastleggen van informatie. Als je dossier niet logisch en overzichtelijk is, kan dat je veel extra tijd kosten. En dat dan elke keer opnieuw, elke dag, voor elke professional. Vraag voor de grap eens na bij de financiële administratie hoeveel een zorgprofessional kost? En reken dan eens uit wat bijvoorbeeld 10 minuten per dag per persoon betekent!

Ook kan het zijn dat je heel veel tijd kwijt bent aan registratie, bijvoorbeeld in het kader van de DBC-GRZ. En die tijd is ook kostbaar, heel kostbaar! En toch wordt dit maar zelden echt serieus meegenomen bij het beoordelen van de prijs!

Ergernis van je medewerkers

Een zorgprofessional wil bezig zijn met zijn of haar vak. Ergernis dat je niet de juiste informatie hebt, of die niet kan vinden of kwijt kan, raakt direct aan je werkplezier. Het ECD is nog steeds één van de grootste oorzaken van administratieve last en alles wat dat bestrijdt is waardevol! 

Geld (uitgaven)

Het klinkt misschien gek, maar als je minder betaalt aan je ECD kan het zomaar zijn dat er ongemerkt geld weglekt. Je gaat meer uitgeven aan andere dingen zoals aan applicatiebeheer, meer “extra” applicaties, maar ook aan externe consultants en noem maar op. Als je voor al deze extra benodigdheden een factuur krijgt, dan loopt  dat aardig in de papieren.

Geld (inkomsten)

Zorg en behandeling worden op een bijzondere manier gefinancierd. Je wordt niet betaald voor wat je doet, maar voor wat je registreert. Onderregistratie, of anderszins niet in control zijn, kan gewoon inkomsten kosten. En dat is extra frustrerend omdat de zorg waarschijnlijk wel gewoon geleverd is, maar niet wordt betaald. Als de software je hierbij ondersteunt, is het dan de investering niet meer dan waard?

De “vendor lock-in”

Misschien ken je dit begrip niet, maar “Vendor Lock-in” betekent dat je zo afhankelijk bent geworden van je leverancier dat je eigenlijk nooit meer kunt overstappen. Een beetje als die goedkope printer die alleen werkt met heel dure inkt! Het gebeurt nogal eens dat je met financiële argumenten wordt verleid om alle applicaties en diensten af te nemen die de leverancier voor je heeft. Letterlijk kan dat betekenen “hoe meer, hoe goedkoper”. Maar als iets te mooi lijkt om waar te zijn, dan is dat waarschijnlijk ook zo! In dit geval betaal je namelijk met het toestaan van een “vendor lock-in”, zodat je de komende jaren de software blijft gebruiken, of het nou bevalt of niet. En daar heeft de leverancier graag een korting voor over! 

Daarom een dringend advies als je een selectie doet voor nieuwe software. Kijk in de volle breedte naar kosten en baten in plaats van alleen maar naar de licentiefactuur. De aloude uitdrukking “goedkoop is duurkoop” kan zomaar van toepassing zijn! En zoek bij twijfel een betrouwbare en onafhankelijke partner die je kan helpen om deze puzzel te leggen, eentje die verder kijkt dan de prijs!