Behandeldienst; waar stuurt u op? Deel 2: hoe dan….

Deze week weer volop in het nieuws; ‘Ziekenhuizen gaan gebukt onder papierwerk’ en ‘NVZ: Kwaliteitsmetingen kosten ziekenhuizen jaarlijks € 80 miljoen’. Minister Schippers was in gesprek met de tweede kamer over de registratielast in de zorg. Interessant gegeven: in maart 2015 is het door VWS afgekondigde ‘jaar van de transparantie’ begonnen. Doel van de minister is om meer en betere informatie te verzamelen over de kwaliteit en kosten van de zorg. Daarbij “duldt zij geen vertraging……” Schieten we onszelf in de voet?
Ook in de chronische zorg worden we geconfronteerd met toenemende verantwoordingseisen. Zie ook mijn vorige blog. Als manager van de behandeldienst probeert u om uw professionals af te schermen voor onnodige administratie, zodat ze kunnen focussen op het verlenen van zorg. Tegelijkertijd heeft registratie wel degelijk zin, als het leidt tot informatie waarmee de zorg kan worden verbeterd.
Uw opdracht is om de juiste balans te vinden, lukt dat?
3 Top Tips naar betrouwbare informatie, zonder extra registratielast:

1. Zorg dat de behandelaar die de registratie doet feedback krijgt. Dit is de beste motivatie om door te gaan met registreren. Destilleer relevante informatie uit de geregistreerde data en geeft deze in ‘hapklare brokken’ terug aan de professional. Presenteer ‘t bij voorkeur in grafieken en vat de kernboodschap samen in een paar woorden.
2. Geef afnemers die om ‘transparantie’ vragen maximaal 1 x per jaar gedetailleerde onderbouwing. Ik verbaas mij erover dat instellingen zelfs bij interne dienstverlening (een regiodirecteur neemt zorg af bij de behandeldienst) besluiten tot permanente, 100% dekkende tijdsregistratie. De behandelaar begrijpt dat je transparantie moet bieden naar degene die de factuur betaalt; maar regel dit door maximaal 1 x per jaar gedurende 2 weken gedetailleerd tijd te registreren. Voor behandelaars is de reden helder en de pijn van het registreren duurt maar kort. De verzamelde informatie is daardoor veel betrouwbaarder en de ‘tijd achter een beeldscherm’ wordt beperkt.
3. Hergebruik bestaande data voor het genereren van informatie. Hier ligt nog een zee aan mogelijkheden. Data, geaggregeerd per cliënt, per afdeling, per discipline of per tijdseenheid kan verrassend waardevolle informatie bevatten. Dit gaat dus om data die niet is vastgelegd met als doel ‘verantwoording’. Het beste voorbeeld is uw elektronisch dossier. Het aantal rapportages per cliënt is een maat voor zorgzwaarte . Het aantal betrokken disciplines is een maat voor de complexiteit van de zorg. Het aantal medicatie-mutaties is een maat voor de kwaliteit van de farmaceutische zorg. Ben voorzichtig bij het trekken van conclusies. Zie de data als inzicht gevend, exploreer, maar realiseert u zich dat co-incidentie iets anders is dan causaliteit.

In alle gevallen zou het uitgangspunt moeten zijn: informatie wordt maar 1 keer vastgelegd en dan slim hergebruikt op andere plaatsen. Dit scheelt tijd en geld en vermindert fouten en frustratie. De zorg kan nog beter, terwijl de registratielast afneemt.