Hoe krijgen we jou achter je beeldscherm vandaan?

Eerder schreef ik  “Ben je in de zorg gegaan om achter een beeldscherm te zitten?” Over de registratielast die veel professionals in de zorg ervaren en mogelijke oplossingsrichtingen om die last te verminderen.

Wij denken bij Gerimedica voortdurend na over het vereenvoudigen van zulke werkzaamheden. 

De eerste vraag is: “Wat verwachten we dan allemaal van de vakmensen in de langdurige zorg?”. De highlights kun je onderverdelen in Dossiervoering, Communicatie en Registratie. (Tekst loopt door onder de foto)

Dossiervoering

• verzorgen van een actueel zorgplan / begeleidingsplan / behandelplan
• frequente rapportage van actuele gebeurtenissen, geordend op doel en/of episode en conform eisen beroepsgroep en extern (bv. WZD)
• registreren van controles en bijhouden van vocht- / voedingslijsten etc.
• inplannen en invullen van meetinstrumenten
• vastleggen van foto- / videobeelden

Communicatie

• afschermen van vertrouwelijke informatie, maar ook: juist delen van multidisciplinair relevante informatie
• collega’s binnen en buiten de eigen discipline actief informeren over bijzonderheden
• actief informeren cliënt en diens vertegenwoordiger en mantelzorgers
• uitwisselen van data met externen van wie zorg wordt overgenomen of aan wie zorg wordt overgedragen

Registratie

• verrichtingen, zorgactiviteiten, gewerkte tijd
• MIC meldingen
• toepassingen van Onvrijwillige zorg en andere registratie ihkv WzdZD / voor IGJ
• Risicosignalering
• door verzekeraar verplichtte uitkomstmaten (bv Barthel in GRZ)

Deze opsomming is zeker niet compleet, maar geeft een goede indruk waarom vakmensen in de zorg een groot deel van hun tijd besteden achter een beeldscherm. Van bovenstaande kan maar weinig worden ‘geschrapt’, dus zoeken wij de oplossing in het vereenvoudigen van deze werkzaamheden. Of anders gezegd: In het bouwen van software die ieder van deze stappen simpel en intuïtief ondersteunt. 

Vertrouwen staat op de eerste plaats

Wij werken vanuit vertrouwen aan een eenvoudig dossier. Naast vertrouwen zijn er nog drie gedachtes die onze visie op software in een professionele omgeving in de zorg bepalen:

1. De basis is vertrouwen en niet controle
2. Hou het simpel / gebruik je gezond verstand
3. Het zorgdossier is generiek waar mogelijk
4. Classificatiesystemen en ordeningsprincipes moeten helpend zijn bij het verlenen van zorg. Wij nemen geen standpunt in welke het beste is, wij ondersteunen de keuzes die de aanbieder maakt. 

Kortom: Werken in een professionele omgeving heeft als uitgangspunt dat de professional zelf het beste weet wat er moet worden vastgelegd. Op het moment dat de professional zijn beeldscherm gebruikt moet de software optimaal ondersteunen bij het beantwoorden van de echt ondersteunende vragen.

Deze belangrijkste vragen zijn “Wat wil je weten?” en “Wat wil je kwijt?“

Wat wil je weten?

In de basis is het altijd: “Wie bent u, wat wilt u en wat kan ik voor u doen?”. Maar meer praktisch uitgewerkt kan het antwoord op deze vraag heel verschillend zijn: Voor een fysiotherapeut die een rapportage maakt is het antwoord: “Dit was de laatste rapportage, dit zijn de episoden en deze andere disciplines zijn betrokken”.  Maar als een verzorgende haar dienst begint is het antwoord: “Dit is er gebeurd bij ‘jouw cliënten’ in de afgelopen dag(en)”. En als een Specialist Ouderengeneeskunde weekenddienst heeft is het antwoord: “Dit zijn de medische bijzonderheden voor alle X locaties waarvoor jij dienst hebt”.

Om deze antwoorden goed te geven investeren we een groot deel van onze tijd in domeinkennis en in analyse van werkprocessen. Dat loont!.

Wat wil je kwijt?

Of anders gezegd; welke informatie wil je vastleggen vanuit het oogpunt van goede dossiervoering en communicatie. Bij een rapportage wil je verslag doen van de zorgverlening, deze data al of niet delen met andere disciplines, de rapportage koppelen aan doelen / episodes en ook, waar relevant, collega’s en andere disciplines informeren over bijzonderheden.

Wanneer je een client verwijst naar een andere zorgverlener wil je een vraag kunnen formuleren, relevante informatie meesturen, eventueel een actuele medicatielijst als bijlage invoegen en een notitie in het dossier maken, dat je de verwijzing hebt gedaan.

Dit soort workflows, die bestaan uit een aantal afzonderlijke stapjes kan de software in 1 keer voor je afhandelen. Minder tijd achter je beeldscherm. Dat scheelt.

Beeldschermen zullen altijd je aandacht blijven vragen in een professionele omgeving. Wij krijgen je er misschien niet voor altijd achter vandaan. Maar we blijven zoeken naar nog meer vereenvoudiging, zodat jij meer met je vak bezig kunt zijn.