De nieuwe COVID-19 vaccinatieronde: Belang van registratie en hoe Ysis jou helpt

De herfst van 2024 markeert de start van een nieuwe COVID-19-vaccinatieronde in Nederland. Met de aankondiging van deze vaccinatieronde voor het najaar van 2024, is het voor jou als zorgprofessional belangrijker dan ooit om goed voorbereid te zijn op een nauwkeurige en efficiënte vaccinatieregistratie. Recentelijk verschenen berichten, zoals deze van NU.nl en de Volkskrant,  die de noodzaak benadrukken van een goed georganiseerde aanpak. 

In dit blog lichten we toe wat het belang van de registratie is en hoe Ysis jou als zorgprofessional ondersteunt bij de registratie en monitoring van vaccinaties in het algemeen en ten behoeve van de specifieke COVID-19 vaccinaties, in samenwerking met het RIVM.

Wat moet je weten? 

Vanaf 27 augustus ontvangen de eerste mensen hun uitnodiging voor de coronaprik, gericht op het beschermen van de meest kwetsbare groepen in de samenleving. Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) speelt hierin een centrale rol door mensen van 60 jaar en ouder persoonlijk uit te nodigen via een brief. Voor mensen jonger dan 60 die tot de risicogroep behoren, is er echter geen uitnodiging per post; zij kunnen zelf een afspraak maken bij de GGD.

Wat is er nieuw in deze vaccinatieronde? 

Een belangrijke verandering in deze vaccinatieronde is de beschikbaarheid van nieuwe batchnummers voor de vaccins. Deze batchnummers zijn toegevoegd aan het COVID-19-Vaccinatieregistratie meetinstrument in Ysis, waardoor jij de registratie volledig up-to-date kunt houden.

Welke rol speelt Ysis? 

Jij als zorgprofessional staat samen met zorginstellingen zoals verpleeg- en verzorgingshuizen in de frontlinie van deze vaccinatieronde. De bewoners van deze instellingen behoren vaak tot de meest kwetsbare groepen, wat deze vaccinaties cruciaal maakt. Bovendien zijn zorginstellingen wettelijk verplicht om COVID-19-vaccinaties te registreren en door te geven aan het RIVM. Dit proces wordt eenvoudig ondersteund met behulp van Ysis via het meetinstrument “COVID-19-Vaccinatieregistratie”(beschikbaar voor de disciplines medisch en verpleegkundig).  

Voor een uitgebreide handleiding zie deze link. 

Ysis stelt jou in staat om niet alleen jaarlijkse vaccinaties te registreren, maar ook om de vaccinatiehistorie van cliënten te beheren. Eventuele allergieën of intoleranties voor vaccinatiecomponenten kunnen worden vastgelegd en direct gekoppeld aan het medisch dossier van de cliënt. Deze informatie is essentieel voor het waarborgen van de veiligheid van de cliënt bij toekomstige vaccinaties, waardoor jij je vak beter kunt uitoefenen. 

Hoe krijg ik meer inzicht in de data? 

Ysis Inzicht biedt de mogelijkheid om oproeplijsten te genereren. Hierdoor ben jij in staat om gedetailleerde overzichten te creëren op locatie-, afdelings- en cliëntniveau. 

Data en monitoring 

In het COVID-19 vaccinatie dashboard maakt Ysis Inzicht het mogelijk om overzichten of signaleringen te genereren ten behoeve van oproeplijsten en monitoring van de vaccinatiestatus. Met behulp van het Vaccinatie-dashboard kunnen de volgende punten gemonitord worden:  

• De COVID-19 vaccinatiegraad (let op: zichtbaar in COVID-19 vaccinatie dashboard en dashboard 13. Vaccinaties).
• Wel of niet toegediende COVID-19-vaccinatie op cliëntniveau (let op: zichtbaar in COVID-19 vaccinatie dashboard en dashboard 13. Vaccinaties).
• Bij toegediende vaccinatie: het type boosterprik, zodat nagegaan kan worden of een volgende boosterprik nodig is (let op: alleen zichtbaar in het COVID-19 Vaccinatie dashboard)
• Toestemmingen voor het delen van informatie met het RIVM op cliëntniveau(let op: alleen zichtbaar in het COVID-19 Vaccinatie dashboard)
• Doorstuurstatus naar het RIVM(let op: alleen zichtbaar in het COVID-19 Vaccinatie dashboard)
• Positieve toestemming in combinatie met een niet toegediende vaccinatie (let op: dit kan alleen in dashboard 13. Vaccinaties.)

Wil jij meer informatie over de mogelijkheden van Ysis Inzicht zoals periodieke overzichten en notificaties? Lees dan hier verder. 

Kan ik alleen COVID-19 vaccinaties registreren in Ysis? 

Naast de registratie van COVID-19-vaccinaties biedt Ysis de mogelijkheid om de uitgebreide vaccinatiestatus van cliënten vast te leggen. Op het medisch tabblad kunnen zorgverleners de vaccinatiegegevens van verschillende vaccinaties invoeren, waaronder:

• Influenza
• COVID-19
• Pneumokokken
• Hepatitis B
• Tetanus
• HPV
• Meningokokken
• D(K)TP, BMR, HI

Met uitzondering van de COVID-19-vaccinatie, waarvoor specifieke regels gelden, kunnen deze vaccinaties eenvoudig worden toegevoegd door verpleegkundigen en medische disciplines. Dit helpt zorgverleners om een volledig overzicht te behouden welke vaccinaties een cliënt heeft ontvangen.

Naast het invoeren van verschillende vaccinaties is deze functionaliteit ook bijzonder nuttig voor het beantwoorden van vragen zoals:

• Wie komt in aanmerking voor de griepprik dit jaar?
• Welke cliënten hebben toestemming gegeven?
• Welke cliënten hebben de vaccinatie al ontvangen?
• Hoe hoog is de vaccinatiegraad binnen de instelling?

Wanneer de registratie in Ysis plaatsvindt, zijn deze vragen simpel te beantwoorden door in Ysis Inzicht dashboards met deze informatie te raadplegen of de lijsten te genereren.

Brieven en communicatie 

Voor een efficiënte communicatie is er in Ysis een speciale placeholder beschikbaar waarmee gebruikers een overzicht van de toegediende vaccinaties kunnen toevoegen aan bijvoorbeeld een brief. Deze placeholder voegt een tabel toe met de naam van de vaccinatie en de datum van de laatst geregistreerde toediening. Dit betreft de registraties die zichtbaar zijn in het overzichtsscherm, niet de registraties in de historie. Om gebruik te maken van deze functie dient de tag $$vaccinationRegistered$$ aan het sjabloon te worden toegevoegd.

Hoe zit het dan met toestemming voor gegevensverwerking? 

Hoewel zorginstellingen verplicht zijn om vaccinatiegegevens te registreren, is het noodzakelijk om toestemming te vragen aan de cliënten voor het doorsturen van persoonlijke gegevens aan het RIVM. Bij het verkrijgen van toestemming worden de volgende gegevens doorgegeven: naam, adres, geboortedatum, Burgerservicenummer (BSN), geslacht, datum van de vaccinatie, type vaccin, batchnummer van het vaccin en locatiegegevens van de vaccinatie.

Indien een cliënt geen toestemming geeft, worden alleen anonieme of geaggregeerde gegevens doorgegeven. Deze gegevens zijn voldoende om te traceren welk vaccin en op welke locatie dit is gebruikt, zonder dat persoonlijke informatie wordt gedeeld. Cliënten kunnen hun toestemming op elk moment geven of intrekken door contact op te nemen met de GGD of het RIVM.

Wat is het belang van registratie? 

De registratieverplichting voor zorginstellingen is vastgelegd in de Nederlandse wetgeving en heeft als doel een compleet en actueel overzicht te geven van de vaccinatiegraad in het land. Deze gegevens zijn onmisbaar voor het RIVM om de effectiviteit van vaccinatiecampagnes te monitoren, eventuele bijwerkingen bij te houden en gerichte beleidsmaatregelen te nemen om de volksgezondheid te beschermen.

De informatie die door jou als zorgprofessional wordt verstrekt, speelt een cruciale rol bij het analyseren van trends, het identificeren van risicogroepen en het uitvoeren van gerichte interventies wanneer dat nodig is. Hierdoor kan jij als zorgprofessional meer bezig zijn met je vak. 

Ook vormt de nieuwe vaccinatieronde een belangrijk onderdeel van de voortdurende strijd tegen COVID-19. Met de juiste registratie en naleving van de regels kun jij als zorgprofessional bijdragen aan de gezondheid en veiligheid van alle bewoners en de samenleving.